La négociation est devenue au fil des années un art nécessitant beaucoup de travail en amont. Bien que certaines personnes se voient dotées de certaines facilités pour l’art oratoire et la persuasion, ces qualités personnelles ne suffiront pas à impacter un interlocuteur bien préparé. Certaines universités - comme la célèbre Harvard - ont même mis au point une méthode de négociation bien spécifique, la négociation raisonnée : un moyen de garder la main sur l’échange en permettant d’aboutir dans de bonnes conditions aux objectifs fixés. Il faut cependant une excellente maîtrise du sujet abordé, ce qui peut poser problème dans les échanges les plus techniques. Heureusement, des professionnels peuvent vous accompagner pour mener à bien une négociation de qualité et ainsi obtenir ce que vous souhaitez de votre interlocuteur.
La préparation : principal facteur de la réussite d’une négociation
Une négociation est dite réussie lorsque (1) vous avez réussi à obtenir ce que vous vouliez de cet échange et que (2) la partie adverse ne se sent pas lésée. Il faut avancer des arguments et contrer ceux des interlocuteurs qui participent à la négociation afin de conserver sa position.
=> Rechercher et identifier des informations clés
La recherche en amont de la rencontre est la clé pour avoir un avantage certain lors de l’échange. Trouver les bonnes informations autour du sujet qui sera abordé, isoler des chiffres et des données importantes issues de sources fiables ou encore analyser le profil des acteurs qui seront présents lors de l’échange sont autant de moyens d’identifier quels arguments il est possible d’avancer, mais aussi comment et quand.
En analysant vos interlocuteurs, il est possible d’identifier son leur profil, leur personnalité, mais aussi leurs domaines de compétences et d’expertise. Les domaines d’expertise de vos interlocuteurs serviront souvent de base pour une grande partie de leurs arguments, en particulier dans le milieu professionnel. Mieux comprendre les autres acteurs présents lors de l’échange permet également d’améliorer la tournure de vos développements afin qu’ils touchent leurs intérêts de manière plus personnelle. Un responsable financier sera plus réceptif à des chiffres et des données mesurables tandis qu’un RH sera plus sensible au côté humain, les sentiments peuvent donc plus facilement être sollicités.
=> S’assurer de la bonne compréhension du sujet de la négociation dans sa globalité
La préparation de la négociation requiert de définir un périmètre de sujets qui devront être abordés. La clarification de ce périmètre et son acceptation par l’ensemble des parties prenantes est la base des échanges à suivre. L’avoir défini permettra de garder celui-ci comme gardien des règles acceptées. En cas d’écart de votre / vos interlocuteur(s), il vous sera facile de lui rappeler son accord initial. Evidemment, il vous appartient d’avoir une maitrise avérée de chaque sujet à traiter. Evitons de laisser l’opportunité aux autres acteurs de gagner en autorité sur des aspects mal préparés !
ð Comprendre les attentes de vos interlocuteurs
Se mettre à la place des autres parties prenantes de la négociation permet souvent d’identifier leurs attentes et donc d’anticiper le déroulement de la négociation. Pour être une réussite, la négociation doit en effet aboutir sur un accord commun entre plusieurs interlocuteurs. Bien que tous n’auront pas les arrangements espérés avant le début de l’échange, celui-ci doit rester donnant-donnant. Si un acteur s’identifie comme « perdant », une tension peut s’instaurer et contraindre la poursuite de la négociation dont l’aboutissement devient hypothétique.
La négociation raisonnée : une alternative à la négociation conventionnelle
Tandis que la négociation pratiquée naturellement vise à traiter les parties comme des adversaires et à chercher à amener ces derniers à accepter notre position, il existe une technique de négociation plus raisonnée développée par le centre de recherche de l’université d’Harvard. Cette méthode a vu le jour pour faire face à un constat : lorsque les négociations sont agressives et conflictuelles, elles entraînent une focalisation des deux parties sur une position bien définie et l’accord est alors dans la grande majorité des cas perdant pour les deux parties ou n’a tout simplement pas lieu. Une négociation raisonnée permet aux interlocuteurs de concéder certains aspects de négociation non bloquant tout en respectant les limites définies en phase préparatoire.
ð Les difficultés liées à la négociation “hard” ou “soft”
Lors d’une négociation, il existe plusieurs profils distincts. Dans cet écrit, je vous propose de nous arrêter sur deux comportements que nous avons tous déjà rencontré : (1) On trouve les négociateurs dits “hard” qui vont être agressifs et traiter les parties adverses comme des adversaires. Leurs propos seront menaçants et iront directement à la confrontation sans vouloir concéder quoi que ce soit. (2) On y oppose le négociateur “soft” qui voit son interlocuteur comme un ami de confiance et qui cherchera à fuir le conflit par tous les moyens. Il fait confiance aux autres parties et est prêt à faire des concessions dans une offre élargie.
Il a été démontré que ces deux positions de négociations n’aboutissent que rarement sur un accord donnant-donnant. En effet, dans le cas d’un schéma hard/hard, l’accord présente une possibilité de résultat très élevé d’être perdant pour les deux parties. Dans un schéma soft/soft, les deux parties doivent collaborer et communiquer pour arriver ensemble sur une solution gagnante. Cependant, dans la majorité des cas, les concessions réalisées pour éviter les conflits aboutissent sur des accords qui ne répondent aux attentes d’aucune des deux parties. Enfin, dans un schéma hétérogène hard/soft, le profil hard sortira très souvent gagnant et son interlocuteur perdant. Une situation qui entraîne généralement un non-accord et rend la négociation particulièrement complexe et son application compromise sur un temps long.
=> La négociation raisonnée en théorie
Face à ces difficultés, une troisième voie a été décrite par Ury et Fischer, la négociation raisonnée. Cette nouvelle approche se base sur 10 principes qui servent de base pour chaque étape de la négociation.
1) Établir une relation de confiance sans la surcharger.
De simples gestes de bonne volonté sont parfois suffisants (être souriant, être à l’écoute, s’intéresser à autrui et à ses problématiques / attentes). Il faut cependant prêter attention à ce que l'accord ne soit pas uniquement établi sur la confiance.
2) Traiter son interlocuteur comme l’on souhaiterait l’être.
Comprendre son interlocuteur et chercher à se mettre à sa place permet de faire avancer la négociation dans le bon sens.
3) Se focaliser sur les intérêts et non sur les positions.
Si votre interlocuteur souhaite tenir une position, c’est qu’il a tout intérêt à la garder. Identifier pourquoi permet d’identifier les besoins et donne de meilleures chances à la négociation d’aboutir.
4) Dévoiler clairement ses intérêts.
Là où certains voient un affaiblissement, la transparence permet souvent d’inciter l’autre partie à faire de même. Là où deux positions sont très souvent en contradictions, les intérêts défendus ont souvent des points communs. Servez-vous-en pour faire avancer la négociation.
5) Séparer les personnes du problème
La bonne entente lors d’une négociation ne doit pas se baser sur les concessions qui sont faites. Traiter de manière séparée les personnes et le fond du problème en lui-même permet de ne pas altérer la qualité de la relation durant la négociation.
6) Créer un climat propice à l’échange
Il se peut que la phase de négociation soit née d’un conflit. Apaiser les tensions en présentant des excuses pour ses torts par exemple permet souvent d’améliorer la qualité de la relation et de ce fait des échanges à venir.
7) Prendre le temps d’explorer les idées des autres
Durant la négociation, votre interlocuteur peut être amené à faire des propositions. Avant de donner votre avis ou de réaliser une contre-proposition, la prise en considération de cette dernière et son approfondissement permet d'établir une collaboration dans la résolution du conflit. Listez plusieurs idées avant de finaliser la négociation permet souvent de trouver une solution qui convienne à l'ensemble des acteurs.
8) Bannir la réciprocité négative
Si votre interlocuteur est agressif, ne montez pas le ton et n’entrez pas dans un rapport de force. Rediriger la force des autres acteurs sur le problème au lieu de rentrer dans leur jeu va créer une déstabilisation positive. Ils seront ensuite plus enclins à s'ouvrir à une négociation conciliante.
9) Les émotions peuvent vous aider
Bien que les émotions puissent faire obstacle durant la négociation, elles peuvent, utilisées au bon moment, être de puissants alliés. Pour se faire, il faut détecter les besoins sous-jacents pour les deux parties. Une agressivité peut traduire un besoin de reconnaissance ou un sentiment d’exclusion. C’est en analysant les émotions (les nôtres et celles des autres parties) que l’on peut créer une synergie persuasive très intense.
10) Anticiper un éventuel échec
Bien que paradoxal pour la majorité des négociateurs français, prévoir l'échec avant d’avoir entamé la phase de négociation permet de disposer d’autres solutions et de ne pas craindre ce dernier. Cette préparation assure donc plus de sérénité et permet même d’éviter de tomber dans un piège en cherchant un accord coûte que coûte. Une négociation réussie, c’est aussi la faire échouer.
Des négociations de plus en plus pointues qui demandent un niveau d'expertise croissant
Le développement sociétal actuel requiert des niveaux d'expertises de plus en plus poussés afin de pouvoir traiter les sujets dans leur ensemble. La négociation requiert un travail de préparation plus important que jamais afin de disposer de l’ensemble des connaissances nécessaires pour pouvoir échanger convenablement. Il existe heureusement des professionnels spécialisés sur ces sujets qui peuvent vous aider et vous accompagner afin de préparer au mieux une négociation à venir. Vous pourrez ainsi aborder sereinement les sujets les plus techniques tout en disposant d’un solide appui aussi bien en termes de compétences que d'accompagnement à la négociation.
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