Négocier - l’art de bien préparer !

Une négociation est avant tout une discussion, un échange entre - à minima - deux parties ayant pour objectif de trouver un accord. A travers cette définition, on s’aperçoit que l’action de négocier est présente dans de nombreux moments de nos vies. Que ce soit dans notre couple ou avec nos enfants dans les choix de notre quotidien, dans notre vie d’entreprise ou dans dans notre vie associative, l’acte de négocier est partout. Certes, les enjeux et les finalités ne sont pas les mêmes, mais, pour autant, nos postures engagent des résultats similaires quelque soit la situation de négociation. Nous sommes donc tous des négociateurs. La négociation est un élément constitutif de notre vie. Chaque jour nous sommes amenés à négocier sans pour autant s’en rendre compte - un peu comme M. Jourdain qui fait de la prose sans le savoir !

La négociation est surtout un temps d’échange ayant pour finalité d’obtenir d’autrui ce que l’on désire. En d’autres termes, c’est une forme de communication bilatérale ayant pour objectif d’arriver à un accord entre des personnes qui ont - de fait - des intérêts communs mais également opposés.

Même si l’acte de négocier est omniprésent dans notre quotidien, celui-ci n’en est pas pour autant facile à réaliser. Nous avons des idées reçues extrêmement bien ancrées sur la négociation :

• On l’associe aisément à la notion de marchandage ;

• L’un gagne, l’autre perd.

• Ne rien lâcher, être dur.

Les tactiques de négociation dites « classiques » laissent souvent un sentiment - une émotion d’insatisfaction à l’une ou l’autre des parties, voire aux deux ! Elles créent de la frustration, du mécontentement, de la fatigue et de la rancune. Les joutes verbales, les trucages et attitudes théâtrales servent rarement la recherche d’un accord. Elles fustigent l’ambition d’une partie à vouloir prendre le dessus sur l’autre par le jeu des émotions.

Ceux qui ont choisi la profession d’acheteur et de commercial le savent bien - apprendre à maitriser l’acte de négociation est nécessaire pour leur réussite professionnelle. Depuis de nombreuses années, nous assistons - heureusement - à une professionnalisation de ces métiers permettant ainsi de rendre ses lettres de noblesse à l’acte de négocier. Car, pour ceux qui en doutent encore, on ne s’improvise pas négociateur. Sous prétexte d’un phrasé impeccable et d’une posture rassurante, on identifie une personne comme un « bon » négociateur. Peut-on avoir un « don » naturel pour négocier ? Je préfère y répondre par la négative. Nous vivons dans un monde où les comportements sociaux ont profondément changé ces derniers temps. Le droit à l’erreur et à la négligence doit être réduit au minimum. Les process commerciaux et achats sont rédigés pour que ces risques soient réduits à minima. Ce constat nous oblige à être plus vigilant, plus méthodique et plus rigoureux dans nos approches.

« Quand on ne sait pas où on veut aller, on est sûr de se retrouver ailleurs »

La préparation d’une négociation est devenue une étape préalable et prioritaire dans la réussite de cet acte. Commercial ou acheteur, il semble délicat de s’engager dans une négociation sans une parfaite connaissance de son dossier. A travers cet écrit, j’ai souhaité aborder deux étapes clés dans la phase de préparation d’une négociation : l’expression du besoin et la connaissance du marché. Ces deux étapes s’inscrivent dans un processus complet. Il serait faux d’imaginer « bien » préparer une négociation en ne travaillant que celles-ci.

L’expression du besoin

La besoin doit être décrit par son utilisateur. Généralement, ce dernier a une connaissance précise des fonctionnalités techniques et usuelles du produit ou de service recherché. La rédaction d’un cahier des charges techniques et d’un cahier des charges fonctionnelles est primordial. Dans le premier document, l’utilisateur y précisera les spécifications techniques (dimensions, matières, poids, coloris, etc.) en y associant tout écrit (process, schéma, dessins, plans, etc.) permettant d’illustrer ces détails. On répond à la question générique : « C’est fait de… ». Par ailleurs, en figeant techniquement le besoin, le risque de sous / sur qualité peut se présenter. Le cahier des charges fonctionnelles permet de le limiter en mettant en exergue l’utilité réelle du besoin exprimé - ce document répond à la question « C’est fait pour … ». On travaille sur le recensement des fonctions de services ou de contraintes liées au besoin exprimé.

La connaissance du marché

Cette phase s’apparente à effectuer un travail d’analyse précis et nécessaire permettant de répondre aux différentes questions suivantes :

Quels sont les acteurs de ce marché ? Comment sont-ils organisés ? Comment ce marché est structuré ?

Quels sont les chiffres clés ? Où nous situons-nous ? Quelles sont nos parts de marché ? Comment celles-ci ont évolué au cours de ces dernières années ?

Avec qui avons-nous l’habitude de travailler ? Quels sont nos chiffres clés ? Comment évoluent nos relations avec nos principaux partenaires ?

Quelles performances pour nos partenaires du moment ? Comment et qui les mesurent ?

Cette liste de questions n’est évidement pas exhaustive. Elle permet d’ouvrir les pistes d’analyse à engager pour avoir une connaissance « complète » du marché visé. L’objectif de cette étape est d’assurer un travail préparatoire le plus précis possible avec pour finalité une entrée en négociation posée et assurée.

Savoir de quoi on parle, savoir ce que l’on veut et ce que l’on peut négocier permet d’avoir une posture sereine et rassurée lorsque l’on engage des négociations. Cette conduite vous engagera efficacement sur la recherche d’une solution viable et profitable pour l’ensemble des parties. Par moment, une mauvaise préparation peut engager des attentes fantasques et saugrenues qui créent - de fait - de la frustration et du mécontentement lorsque l’on n'arrive pas à les valider !

Négocier est un art, il faut savoir s’y préparer !